מה זה זום, מה היתרונות שלו ואיך משתמשים בו?

אם תקופה קשה לחלקנו היא תקופה זוהרת לאחרים, אפשר לומר שתוכנת הזום חווה כרגע את תור הזהב שלה. המנייה קפצה ביותר מ-100% מאז שהפכה לנכס השימושי ביותר בבית בתקופת הקורונה ונדמה שהיא מעבירה אותנו מאז שינוי משמעותי בכל הנוגע לסביבת העבודה והשימוש בממשקים טכנולוגיים בכלל. איך משתמשים בזום? ומה כל כך טוב בו? אחרי שתקראו את המדריך שיצרתי, תקבלו את כל התשובות בנושא.

על מה ומי

תוכנת זום (Zoom Video Communications) נוסדה על ידי אריק יואן בשנת 2011. היא עברה מספר וריאציות עד שהגיעה לגרסתה הנוכחית ושימשה עד לתקופת הקורונה בעיקר אנשי עסקים לשיחות וידאו מרובות משתתפים. בשנת 2019, היא ביצעה ככל הנראה את דריסת הרגל המשמעותית ביותר שלה בישראל, כאשר הייתה זו שדרכה הוקלט הקליפ לסינגל המפורסם "שבט אחים ואחיות" שיצא לרגל חגיגות יום העצמאות ה-71 למדינה.

יתרונות הזום

זום היא כמובן לא התוכנה היחידה שמציעה שיחות וידאו לשניים ועד מאות משתתפים. גםGoogle Hangouts, Microsoft Teams, GoToMeeting ו- Cisco Webex מבצעות את אותו הדבר בדיוק ועד לכניסתו של הזום היו גם למובילות בקטגוריה. אז מה ההבדל? ממשק פשוט, חוויית שימוש טובה וכמובן שימוש בחינם. בנוסף, לזום יש גם איכות אודיו מצוינת וכשאנשים נאלצו לעבוד זה עם זה מהבית, הם העדיפו באופן טבעי את הפלטפורמה שתשיג להם את איכות השמע הטובה ביותר לאורך זמן. התוכנה יודעת כיצד לנהל שיח כך שהיא תחליש את רעשי הרקע ותגביר את עוצמת הווליום של הדובר בכל פעם.

מה לגבי חסרונות בזום?

למרות שזום על פניו עונה על כל הצרכים, יש לה גם מעט חסרונות. הראשון והבולט הוא העובדה שזום לא משתייכת לגוגל ולא נמנית עם הפיצ'רים ששייכים לחשבון שלנו, כמו ההנגאוטס המסורתית. בנוסף, זום מצהירים בגלוי כי הם אוספים מידע פרטי על היוזרים שלהם ומשתמשים בו, לטענתם לטובת שיפור התוכנה ומקסום חוויית המשתמש, אבל מי יודע?

כל הדברים שזום עושה

אוקיי, אז זום תפסה תאוצה אדירה בשנה האחרונה וכעת משתמשים בה מדירקטוריונים ועד בתי ספר, וביניהם גם חברות ויועצים לקידום אתרים. היא חוסכת משאבים וזמן ומאפשרת עבודה מרחוק לאורך התקופה. מה תכלס אפשר לעשות איתה?

בגרסה החינמית והמוכרת, אפשר להשתמש בחופשיות ללא הגבלה עד שני משתתפים ולארח למשך 40 דקות עד 100 משתתפים. בתשלום חודשי של 15 דולר תוכלו לארח עד 100 אנשים ללא מגבלת זמן. תוכלו לשלם עוד תמורת הרחבה של מספר המשתתפים לכמה אלפים. האופציות הללו נמצאות בשימוש נרחב בכל הגרסאות והתוכנה מוכיחה את עצמה ברמת העומסים, כך שאפשר ליצור כנסים, אירועים, מופעים ועוד המון שיחות המוניות וללא חשש.

איך משתמשים בזום? מההרשמה ועד לשיחה

עד כה דיברנו על הסיבות של הפיכתה לזום למונופול: היא נוחה לתפעול ואפילו אינטואיטיבית, יש לה פונקציות רבות שממקסמות את חוויית השיחה, היא יציבה למדי ולא דורשת רוחב פס משמעותי וגם עובדת מול רוב מערכות ההפעלה. אז איך בדיוק משתמשים בה?

הרשמה לאתר

ברמת העיקרון, אין צורך בפעולות מיוחדות. כל שצריך הוא להיכנס לאתר זום או להוריד את האפליקציה, לפתוח חשבון וליצור שיחה בהתאם. אם אתם אלו שמצטרפים לשיחה, אין צורך לפתוח חשבון, אך כן תצטרכו לגלוש לאתר או האפליקציה ולהזין את קישור השיחה שקיבלתם. מצד שני, פתיחת חשבון גם כמוזמנים לשיחה תאפשר לכם להשתמש בפונקציות נוספות, להתחיל מפגשים משלכם ולהצטרף למפגשים, ליצור לוחות זמנים ולממשק אותם עם Google Calendar או ה-Outlook שלכם.

במסך שיעלה עם סיום ההרשמה תוכלו לערוך את הפרופיל שלכם. להוסיף תמונה, ליצור לו"ז אישי ועוד. במעבר ללשוניות אחרות מתחת לקטגוריית Personal תוכלו ליצור וובינרים, להפעיל את פונקציית הקלטת הוועידה/ הפגישה/ הישיבה ולהתאים את הגדרות הפגישה עצמה. באפשרויות שמציעה לשונית ADMIN תוכלו לקבוע את כל הגדרות המשתתפים ומנהלי הפגישה, להתממשק עם גוגל, דרופבוקס, אופיס 365 ועוד.

פונקציות האתר (לרשומים ולאלו שלא)

בלשונית העליונה יש לכם מספר אפשרויות נוספות:

בצד ימין –

תזמון פגישה

הצטרפות לפגישה

יצירת פגישה (עם אפשרות לשיתוף מסך בלבד)

בצד שמאל –

מוצרים ייעודיים לפי תחום (התאמת הזום לצרכי למידה בכיתה, לדיונים פורמליים, מצגת מכירות וכו')

בחירה בתוכנית השימוש (Plans & pricing – הרחבה לאופציות בתשלום)

בחירה ב-ID קבוע תאפשר לכם לשתף את אותו ID עם אחרים כך שיצטרפו באופן יזום לכל שיחה שלכם. אפשר לשנות את ה-ID דרך הגדרות הפרופיל שלכם והוא שימושי מאוד לקולגות או לשותפים שנמצאים איתכם בקשר על בסיס יומי. מומלץ להימנע משימוש כל עוד מדובר במפגשים שלא מתרחשים על בסיס קבוע כזה.

אם אתם מצטרפים לשיחה שמישהו אחר פתח, תהיה לכם אפשרות להשתמש בקישור פרטי ששלחו אליכם, או ב-ID אם הוא ידוע לכם.

את שיתוף המסך שלכם תוכלו "ליצוק" לתוך שיחה שכבר מתקיימת או דרך הרשאת השיתוף שקיבלתם ממנהלי הפגישה.

בלחיצה על כפתור התזמון תועברו ישירות למסך התזמון של פגישה חדשה שאתם מזמנים.

1. מסך הצ'אט

בתוך מסך הצ'אט של המפגש תוכלו להתכתב פרסונלית עם כל אחד מאנשי הקשר ולהוסיף אפליקציות שונות שזום נמצאת באינטגרציה איתן. חלקן מבוססות על בוטים, מה שיאפשר לכם לקבל פנימה עדכונים ממיילצ'ימפ או האאוטלוק ובמקביל לשגר ציוצי טוויטר מתוך הפרופיל העסקי שלכם. כמובן שהדבר הופך את השימוש לחווייתי, אך לא פחות חשוב מכך – פונקציונלי במיוחד.

2. מסך הפגישות

כאן תוכלו לצפות בכל הפגישות שקבעתם, ליצור פגישות חדשות ולהעביר לגביהן הזמנות במייל למשתתפים המתאימים. כאן תוכלו גם לצפות בכל פגישה שהקלטתם.

3. מסך אנשי הקשר

זום מאפשרת לכם ליצור ערוצים שיש להם מנויים קבועים המתקשרים אחד עם השני ויכולים ליצור פגישות בפשטות ולהעביר ביניהם קבצים. אפשר להגדיר את הערוצים הללו כציבוריים או פרטיים, כמובן בהתאם לסוג הארגון והמפגשים שאתם נדרשים להם.

4. מהלך השיחה

אם אתם המארחים של השיחה, תוכלו לשלוט בה כמובן בכל אספקט. מעבר לצפייה בכל המשתתפים שתופיע אצלכם על המסך, תוכלו להשתיק את המשתתפים, לכבות להם את המסך ולהוציא אותם מהשיחה. אם אתם רוצים להרחיק משתתף כלשהו מהשיחה ולאחר מכן להחזיר אותו, תוכלו להשתמש באופציית חדר ההמתנה. אפשר גם להעביר את השרביט למארח אחר, או להוסיף מארחים אחרים כ-co-hosts.

בנוסף, תוכלו לבחור האם לעזוב את השיחה בשלב מסוים כשהמשתתפים נותרים בה, או לסיים את השיחה עבורכם ועבור יתר המשתתפים ביחד.

הקלקה על כפתור הצ'אט במהלך שיחת הזום תפתח את הצ'אט הקבוצתי ולחיצה נוספת תכבה אותו. בתפריט ה-More שיופיע לכם כאן, תוכלו להגדיר את טיב הצ'אט: להחליט למשל האם התכתובת תהיה ציבורית, האם היא תבוצע רק מולכם או האם היא תיחסם בזמן שאתם אלו שכותבים.

לחיצה על SHARE תספק שליטה מרחוק למשתתפים אחרים, כך שהם יוכלו לעלות להדגמה, לפתור בעיה כלשהי או לבצע כל פעולה שאין לכם אפשרות לבצע ע"י סימון דברים על המסך.

5. הקלטת פגישות זום

לגבי ההקלטה, האופציות שעומדות לרשותכם הם הקלטה למחשב עצמו או שמירה בענן, עד ג'יגה בייט אחד. ההקלטה תופעל רק ברגע שאתם מתחילים להפעיל והדבר לא מתבצע אוטומטית. שימו לב שאפשרות ההקלטה מיידעת את יתר המשתתפים שאתם מקליטים את המפגש, כי זה לא חוקי להקליט ללא ידיעתם.

ועוד כמה קטנות:

  1. זום מזהה מי מהמשתתפים שלכם לא נוכח בפגישה יותר מ-30 שניות והיא מסמנת אותם עם שעון. הפעלת הפונקציה נמצאת בהגדרות המתקדמות תחת Attention Tracking.
  2. החלפת הרקע נמצאת גם היא תחת ההגדרות המתקדמות תחת Virtual Background ותאפשר לכם להחליף את הרקע של הסביבה המקורית בתמונה כלשהי, כולל האפשרות להעלות רקע ממותג או שנושא את לוגו הארגון.
  3. עם הפעלת השיחה ניתן ליצור סקר דרך האתר של זום. הפעלת הסקר מתרחשת דרך כפתור שנמצא בחלון הפגישה.
  4. למרות שזום נחשבת לפלטפורמה ידידותית ובטוחה, עדיין אל תסתמכו על שמירה מלאה של כל המידע בתוך התוכנה. מומלץ שתעבירו לכונן חיצוני את ההקלטות (לפחות של השיחות החסויות או הרגישות יותר) ושלא תתבססו על ID קבוע לאורך זמן ותשנו אותו מעת לעת. כך גם אתם וגם הגולשים תרוויחו מרחב בטוח יותר לשוחח בו מבלי להסתכן במפגעי סייבר למיניהם.

כתיבת תגובה

שלח הודעה
1
היי , כאן עדן :)
מחפש משהו, יש לך שאלה ?
אני זמין לעזור לך שלח לי הודעה ונדבר :)