אז מה בעצם עושים עם גוגל דרייב? כי מסתבר שזה לא רק עוד מקום לשים בו קבצים
בגדול, גוגל דרייב הוא המרתף הדיגיטלי החדש שלכם – אותו מקום מופלא שבו אפשר לזרוק הכל (ואולי גם למצוא אותו אחר כך). הגרסה המודרנית לדחיפת דפים לתוך קלסרים ישנים, רק שכאן, גוגל קוראת לזה "אחסון ענן" וזה נשמע הרבה יותר נוצץ. מסמכים, תמונות, קבצי וידאו, הקלטות שירה מזעזעות – הכול הולך.
ההיסטוריה של גוגל דרייב – אתם בטח לא זוכרים, אבל גם לו הייתה התחלה
גוגל דרייב התחיל בכלל כניסוי של גוגל לקנות כל סטארט-אפ בתחום העריכה. אחרי מסע רכישות של כלים עם שמות עלובים כמו Writely, גוגל הבינה שיש לה יהלום ביד: מערכת עריכה אונליין למי שמעדיף לא להוציא שקל על מייקרוסופט אופיס. עם הזמן זה הפך למה שאנחנו מכירים היום כ-Google Docs ו-Google Sheets, והנה – כל העולם עבר לערוך מסמכים בענן במקום לשלוח לעצמם מיילים.
אחד היתרונות הבולטים בדרייב – שתפו, תנו הרשאות, והמתינו בסבלנות לראות איך אחרים מבלגנים את המסמכים שלכם. שיתוף זה כיף, נכון?
הרשאות גישה – אתם הבוס כאן (או לפחות עושים כאילו)
יש לכם מסמך שאתם רוצים לשמור מכל העולם? בבקשה, אתם היחידים שתקראו אותו (כנראה שאפילו אתם לא). רוצים שכל החברים יראו, יערכו, וימחקו כל שורה שעמלתם עליה שעות? גם זה אפשרי! גוגל מעניקה לכם את הכוח להחליט מי יקבל גישה, וזה תכלס הכי קרוב שנגיע לשלטון אמיתי.
שמירה אוטומטית – גאונות בעצם הפשטות
כפתור "שמירה" הוא כל כך עשור קודם. בדרייב, כל קליק נשמר מיידית בלי שתצטרכו לחשוב על זה בכלל. נפלתם מכיסא, נשבר לכם הלפטופ או סתם הפסקתם את העבודה באמצע כדי לבדוק מה חדש בטיקטוק? כל השינויים שלכם דרייב כבר שמר. יש משהו יותר מתוק מלדעת שמישהו עובד בשבילכם אפילו בלי שתבקשו?
תשכחו מכפתור השמירה – גוגל דרייב כבר ידאג לכל 'פיפס' שלכם. הפסקות חשמל? התרסקות מחשב? זה עניין של העבר.
עבודה שיתופית אונליין – או למה כולם יוכלו לראות מיידית את כל השטויות שכתבתם
דרייב מאפשר עבודה שיתופית בלייב, מה שאומר שאם אתם פותחים מסמך עם מישהו נוסף, הוא יראה בזמן אמת כל דבר שאתם מקלידים. זה אולי נפלא כשצריך "לעבוד ביחד" (כלומר, כשצריך לשים מישהו על כל טעות שלכם), אבל בהחלט פחות אידיאלי כשאתם כותבים דברים שאתם לא בטוחים לגביהם.
שכחתם איך קראתם לקובץ? דרייב לא מאשים – תקלידו מילה או שתיים מהתוכן, והוא ימצא אותו עבורכם, בדיוק כמו נבואה שמגשימה את עצמה.
נפחי אחסון – 15 ג'יגה מתנה, ומי שרוצה עוד מוזמן לשלם
גוגל מעניקה לכם 15 ג'יגה-בייט לאחסון, שזה בעיקר המון למי שמעלה רק מסמכים וגיליונות. אבל ברגע שמתחילים להעלות תמונות או סרטונים – פתאום מבינים מה זה באמת 15 ג'יגה, ומהר מאוד מגיעים לרגע שבו אתם חושבים: "האם זה באמת שווה את הכסף של השדרוג ל-Google One?"
15GB אחסון בחינם! בדיוק עד שתבינו שאתם זקוקים ל-100GB או ל-2TB… כי ככה זה, כל דבר מגיע עם 'שדרוג אפשרי'.
היסטוריית גרסאות קודמות – כי אף אחד לא יודע מה הוא רוצה מהחיים שלו
גוגל דרייב מבינה אותנו, בני האנוש הבלתי החלטיים, ולכן היא מספקת פיצ'ר שמאפשר לנו "לחזור אחורה בזמן" – כלומר, לעיין בכל הגרסאות הקודמות של מסמך כאילו אנחנו מסרט מדע בדיוני. רוצים לחזור לגרסה מלפני 10 דקות? חצי שעה? שלוש שעות? כי כן, כשתגלו שהרעיון ההוא מ-20 עריכות אחורה דווקא היה הכי טוב, תוכלו לשלוף אותו בקלות. רק אל תצפו שהחיים שלכם יסתדרו ככה בכל התחומים.
בדרייב יש את תענוג הגרסאות הקודמות – ככה שאם הבוס רוצה לחזור לגרסה מהשבוע שעבר, זה תמיד אפשרי. נשמע כמו חלום רטוב, נכון?
חיסיון מסמכים, הגנות ואבטחה בגוגל דרייב – כי פרנויה היא המוטו
לא נעים לכם שמישהו חיטט בקבצים שלכם? גוגל חושבת עליכם, הפרנואידים שבחבורה, ולכן מאפשרת שליטה בגישה לכל מסמך. אתם בוחרים למי יש זכות צפייה, עריכה או גישה רק בחלומות, וזה כולל גם שליטה על המכשירים שיכולים להתחבר. ואם אכפת לכם במיוחד מהפרטיות, גוגל גם יודעת להזהיר אתכם אם מישהו מנסה להתחבר ממיקום משונה כמו סיביר (או פשוט כשאתם יוצאים לחופשה ביוון ושוכחים לעדכן את גוגל).
כשמדובר באבטחה, גוגל לא לוקחת סיכונים – טוב, אולי רק קצת על המידע הפרטי שלכם, אבל אל דאגה, אף אחד חוץ מגוגל לא יודע מה בדיוק יש שם.
אז מה סקרנו עד כה? הנה כל מה שגוגל דרייב עושה בשבילכם בקצרה
- שירות אחסון בענן: 15 ג'יגה של אושר ואושר.
- עבודה שיתופית בלייב: מה שאומר שהקולגות שלכם יכולים למחוק לכם דברים תוך כדי שאתם מסתכלים.
- ניהול גרסאות: מעולה לאלו שמקבלים הארות חשובות ממש אחרי שסיימו את המסמך.
- סנכרון עם ג'ימייל: כי למה לא לשלוח מייל של 10 ג'יגה אם אפשר.
- אופציית עריכה אוטומטית ואופליין: כלומר, כל גרסה נשמרת, אפילו זו שבה בטעות כתבתם הכל הפוך.
- מערכת ההרשאות: מיוזרים חופשיים ועד לרמות אבטחה שיגרמו לכם להרגיש הכי בטוחים (עד הפעם הבאה שתצטרכו לשחזר סיסמה).
הכנתם דוקומנט בדרייב והוא אבד לכם? תחפשו אותו עם קטע טקסט קטן מהקובץ. אין צורך בשם, תיאור או תיקייה – גם גוגל יודע איך אתם מתנהלים עם סדר.
ועוד כמה טיפים לעבודה בדרייב לסיום – כי דרייב הוא עולם שלם, וכדאי שלא תלכו לאיבוד
רוצים לשלוח PDF ענק בדואר? גוגל נותנת לכם אקסטרה ג'יגה, כי המייל שלה פשוט לא עומד בזה. זה כל כך… 2024.
- השתמשו ב-Jamboard – כי למה לא להעמיד פנים שאתם על לוח כתיבה בזמן ישיבה חשובה? Jamboard הוא לוח שיתופי שמאפשר לכם לרשום, לצייר, ולעשות את כל הדברים שכנראה לא יעזרו לשפר את הפגישה. אבל היי, לפחות זה ייראה מקצועי – במיוחד כשמישהו שולף תובנה גאונית על רקע תרשים זרימה שלא הבנתם למה הגעתם אליו מלכתחילה.
- תוספי כרום – כי תמיד אפשר להוסיף עוד דברים שאין לכם מושג מה עושים – תוספי הכרום בדרייב הם תוספת נהדרת לכל מי שאוהב להתפזר. יש תוספים שמסירים שורות כפולות, אחרים מוסיפים תזכורות, ויש כאלה שסתם נראים מגניבים כשאתם מוסיפים אותם. לא בטוח שתשתמשו בהם אי פעם, אבל תוספי כרום הם בדיוק מה שאתם צריכים כדי להרגיש שיש לכם את כל הכלים גם אם אתם לא יודעים למה בדיוק.
- שליחת קבצים עצומים דרך ג'ימייל – רגע קטן של תהילה: בגוגל דרייב תוכלו לשלוח מיילים עם קבצים בגודל של עד 10 ג'יגה דרך ג'ימייל (כן, באמת). אז אם יש לכם מצגת פאוורפוינט בגודל של חצי קניון ואתם רוצים שהקולגות יראו אותה ב-HD מלא, זה המקום בשבילכם. המגבלה הרגילה היא 25 מגה, אבל גוגל כאן כדי לתת לכם לפרוץ גבולות (או פשוט לעצבן את התשתית האינטרנטית של הנמען).
- המרת PDF לקובץ לעריכה – לא יכולים לחכות לערוך את ה-PDF שקיבלתם אבל לא נעים לכם לבקש את הקובץ ב-Word? אין בעיה – דרייב יעשה את העבודה בשבילכם. רק העלו את ה-PDF, ותראו איך הפלאים קורים: כל מילה שהייתה נעולה כעת פתוחה לעריכה. מצד שני, זה לא מבטיח שהתמונות יישארו במקום, אבל כל מסמך זקוק לשדרוג יצירתי, לא?
- למדו את כל קיצורי המקלדת – נכון, זה נשמע כמו עצה מעולמם של אובססיבי המקלדת, אבל תופתעו מכמה זה נוח. ללחוץ על Ctrl ו"/" כדי לראות רשימה של קיצורי מקלדת סודיים זה כמו למצוא דרך מהירה לשבור את המערכת. אז למקרה שאתם רוצים להיראות כמו מומחי דרייב מלידה – הנה ההזדמנות שלכם.
- שחקו בצבעי תיקיות, כי למה לא? – קליק ימני על התיקייה, ותוך שנייה תוכלו להחליט איזה צבע מתאים לה. אז נכון, צבעים לא יגרמו לקבצים להיעלם, אבל לפחות תוכלו לראות תיקיית "פיננסים" בירוק רענן ותיקיית "עבודה" בוורוד עליז – וזה כבר סוג של התקדמות.
- שימוש בקישור קבוע לכל קובץ – לא צריך להמשיך לחפש קבצים שוב ושוב. כל מסמך בדרייב מקבל קישור קבוע, אז פשוט תשימו אותו במועדפים בדפדפן, תקבעו אותו בתפריט, או תעשו מה שבא לכם. מה שחשוב הוא שלפעם הבאה שהבוס מבקש שתשתפו את הקובץ "הזה", כבר תהיו מוכנים – ואולי אפילו תיראו מאורגנים.
עם כל הטיפים האלה, אתם בדרייב לשליטה מלאה.
עובדים על מצגת מרשימה? תכינו אותה על גוגל דרייב ותנו לעמיתים שלכם להרוס אותה 'בריל טיים' תוך כדי הצגת רעיונותיהם הגאוניים.
אז מה עוד נשאר לסכם על גוגל דרייב?
בקיצור, גוגל דרייב הוא הבסטי שלכם בענן – מאחסן, משתף, מארגן ומסנכרן כאילו אין מחר. רוצה לאבד קבצים? לא יקרה כאן, כי הכל נשמר אוטומטית (גם השטויות שכתבת בטעות). צריך לשתף עם קולגות בלי לשלוח עשרות גרסאות? אין בעיה – כולם יוכלו לראות ולעדכן בלייב, רק תתפללו שלא יחליטו לערוך בדיוק את הפסקה הכי מוצלחת שלכם.
הדרייב גם דואג שתהיו מאורגנים להפליא, עם אפשרות למצוא כל קובץ בים המסמכים שלכם תוך שנייה, ואפילו מאפשר לכם להוסיף קצת סטייל עם צבעים לתיקיות, כי למה לא? כמובן, יש לנו את ענייני האבטחה וגיבוי הגרסאות הקודמות – שקט נפשי בכפתור אחד.
אז אם חיפשתם מקום להחביא את כל הדברים שחשובים לכם (וגם כאלה שלא), דרייב כאן בשבילכם. כל עוד לא תעברו את ה-15 ג'יגה חינם, החיים שלכם מסודרים.
ועוד נשאר לכם שאלות? ברצינות?
1. מה זה גוגל דרייב, ולמה בכלל להשתמש בו?
אה, רק הפלטפורמה הכי טובה של גוגל לאחסון כל הדברים שאולי תשכחו עליהם תוך יום. כאן תוכלו לשים מסמכים, תמונות, סרטונים – בעצם כל מה שלא רציתם לשמור באף מקום אחר. וזה חינם עד 15GB, כי גוגל יודעת שלא תסתפקו בזה לאורך זמן.
2. מה קורה אם אני צריך יותר מקום?
זה הרגע שגוגל מחכה לו! ברגע שתמלאו את ה-15GB הראשונים, תוכלו להתחיל לשלם כדי לשדרג ל-30GB, 100GB, או אפילו 2TB אם אתם ממש חובבי קבצים. ברוכים הבאים למועדון הפרימיום.
3. האם אני יכול לשתף קבצים עם אחרים?
בהחלט. תשלחו להם קישור, תאשרו גישה, ותראו איך המסמך היפה שלכם עובר "שיפוצים" מהקולגות. אגב, אם אתם רוצים לשמור על שפיות, מומלץ לבדוק פעמיים עם מי אתם משתפים.
4. מה לגבי עריכה בו-זמנית? זה עובד טוב?
כן, כן. גוגל דרייב מאפשר לערוך מסמך במקביל לעוד מישהו, ואתם אפילו יכולים לראות את הטעויות שלהם בלייב. זה שימושי לפרויקטים משותפים, אבל היזהרו מהקטעים שהם מתחילים לשכתב בדיוק את החלק שאתם כתבתם.
5. אז לאן נעלמים הקבצים כשיש הפסקת חשמל?
רק אתם מחשיכים, הדרייב ממשיך. כל דבר נשמר אוטומטית, כך שאפילו אם אתם נתקעים באמצע הכנת מסמך חשוב, תחזרו והוא יחכה בדיוק באותה הנקודה – גוגל לא מאפשרת לכם את התענוג של "שכחתי לשמור".
6. מה עם אבטחת המידע שלי? זה בטוח שם?
גוגל מבטיחה שמאובטח. תוכלו לשלוט בגישה, לקבוע מי רואה ומה, ויש אפילו התראות במייל אם מישהו ניסה להיכנס ממקום לא הגיוני. אם אתם מאלה ששומרים מסמכים מסווגים כמו מתכונים של סבתא או רעיונות לפטנטים עתידיים, אפשר להירגע – עד מתי שמישהו לא משיג את הסיסמה שלכם.
7. איך אני מוצא קובץ כשהכל מבולגן?
בשביל זה גוגל המציאה את שורת החיפוש. פשוט מקלידים מילה רנדומלית מהמסמך, ואופס, הוא מופיע. זה יעיל במיוחד אם אתם אוהבים לשמור על הדרייב כמו מגירת הניירות שלכם בבית.
8. האם יש טריקים מגניבים בדרייב שכדאי להכיר?
כמובן! תוכלו לשנות צבע לתיקיות, לערוך קבצים אופליין, לשלוח קבצים ישירות מהמייל עם נפח מפואר של 10GB ואפילו להמיר קבצי PDF לקבצים הניתנים לעריכה (תענוג לכל פרפקציוניסט).
