גוגל דרייב (Google drive) – כל מה שצריך לדעת

גוגל דרייב הוא אחת מפונקציות גוגל הפופולריות והמוכרות ביותר.

מדובר בפלטפורמה לאחסון וסנכרון מידע בענן, אבל לא רק: זוהי הדרך שבה אנשים ועסקים מסוגלים לנהל את המידע שברשותם ואת הגישה אליו, לשתף נתונים, להפוך חלק מהם לחסויים או לפומביים לבעלי הגישה וגם ליצור רמות הגנה מתאימות.

מה עושים עם גוגל דרייב?

שלוש האפשרויות המרכזיות לשימוש בדרייב הן יצירת מסמכים בענן, שמירתם וסנכרון למחשב או הטלפון הנייד. משתמשים פרטיים יוכלו לנהל מסמכים וליצור גיליונות עבודה (באמצעות פיצ'רים מהאופיס או פונקציות נוספות מבית גוגל כמו סקרים בגוגל פורמס). חבילה למשתמשים עסקיים (G Suite) כוללת גם אפשרויות מתקדמות יותר, כמו ניהול מכשירים שזקוקים לאבטחת מידע אפקטיבית, שימוש בכתובות דוא"ל ייעודיות, אפשרויות ניהול מתקדמות, תמיכה 24/7 ושטח אחסון רחב יותר.

קצת על ההיסטוריה של הגוגל דרייב

שירותי הדרייב של גוגל בכלל התחילו כשני שירותי עיבוד תמלילים וגיליונות אלקטרוניים שנקראו אז Writely ו-XL2Web. גוגל שקנתה אותם ועוד כמה שירותים נוספים (בתקופה שבה רק דפדפנים מתקדמים מאוד התחילו לתמוך בפונקציות שכאלו), רכשה גם את שירות ה- DocVerseשדרכו מספר משתמשים שונים יכלו לבצע אופציית עריכה ברשת לאותו המסמך.

את יישומי האופיס כחבילה משופרת, גוגל רכשה והציגה כ- Google Docs. הם הפכו לחלק בלתי נפרד ממערכת הכרומקאסט והצטרפו מאוחר יותר לשירות המקביל שגוגל פיתחה בשם דרייב.

הרשאות גישה, צפייה ועריכת המידע

גוגל דרייב מציעה מספר רב של תכונות שמקלות על העבודה בענן ומול אחרים בכלל, תוך שמתקיימת הגנה למידע שנמצא בענן. המידע נותר זמין מכל מכשיר עם גישה לאינטרנט, כל עוד קיימת הרשאת גישה, צפייה או עריכה ליוזרים המתאימים. זה אומר שכל עוד לא הגדרתם את הרשאת הגישה לתיקיות ומסמכים מסוימים לאחרים, אתם תהפכו לצופים הבלעדיים במידע ותהיו מסוגלים לגשת אליו, לערוך אותו, לשמור ולשנות ככל שתרצו וללא התערבות.

שמירה אוטומטית ויתרונותיה

המסמכים שנוצרים או מועלים לענן מתוך המחשב/ הנייד, נשמרים בו באופן אוטומטי. כמו כן, פתיחה של גיליונות עבודה חדשים יישמרו כקבצים בענן מבלי שתצטרכו להפעיל כפתור שמירה. זהו יתרון משמעותי, משום שהשמירה תתרחש בכל מקרה, כך שגם אם תהיה הפסקת חשמל או בעיה כלשהי במכשיר שאתם עובדים ממנו, הנתונים והקבצים שיצרתם לא ייפגעו. וגם אם מדובר בבעיה דרסטית מאוד, כמו למשל כיבוי פתאומי של המחשב, הנתונים שהוכנסו עד לאותה הנקודה יישמרו ותוכלו להמשיך לעבוד עליהם גם ממכשיר אחר (כמובן בהתממשקות עם היוזר שלכם בגוגל).

עבודה שיתופית אונליין Google drive

בעידן המידע, יש חשיבות רבה מאוד לשיתוף של מידע. דרך גוגל דרייב תוכלו לתת לאחרים הרשאת צפייה או עריכה לכל מסמך שנוצר ולהמשיך לנהל כל הרשאה שהוגדרה לפי הצורך ובכל זמן, זה אחד הדברים שאני נעזר בהם מאוד כחלק ממסגרת העבודה שלי בקידום אתרים בגוגל (מסמכים משותפים עם כותבי תוכן). אם תפעלו מול אחרים אונליין בעריכת מסמך מסוים, תוכלו לראות את השינויים המתבצעים בלייב, כך שיהיה אפשר ליצור יחד מסמכים שיתופיים מרחוק ומבלי ליצור כמה וכמה גרסאות קיימות לכל קובץ עבודה. כיום ארגונים, פרילנסרים ואפילו אקדמיות ובתי ספר משתמשים בפונקציית השיתוף כדי להעלות תוצרים משותפים ולהמשיך לשכלל אותם בעבודה אונליין עד לסיום מוגמר של התוצר כולו.

ארגון קבצים, איתור ושליפה

ומה לגבי דרייב מבולגן? כמובן שתוכלו ליצור תיקיות עבודה וארגון שיטתי לדרייב שלכם, אבל שורת החיפוש העליונה תוכל לסייע לכם רבות כדי לאתר קבצים (ע"י חיפוש שם הקובץ), שותפים (ע"י חיפוש כתובת המייל שלהם) וגיליונות (ע"י סוג הגיליון) ולשלוף אותם מכל פינה בדרייב, לא משנה היכן בדיוק אחסנתם אותם. אופציה נוספת היא חיפוש מידע בתוך המסמכים עצמם, כך שאין צורך לזכור היכן במדויק חבוי קובץ ספציפי או מהו שמו. מספיק שתציינו רק פיסת תוכן קטנה מגוף הקובץ כדי שיהיה לכם קל ופשוט לאתר אותו.

תצוגה וסוגי הקבצים האפשריים בגוגל דרייב

תצוגת המסמכים בדרייב היא ככל הנראה הנוחה ביותר בעולם הקבצים השיתופיים והאחסון בענן. היא תציג בפניכם כל קובץ ללא קשר לסוג שלו (פרזנטציות, PDF, PNG, קבצי אודיו ווידאו, אקסלים ועוד) ומבלי שתצטרכו להשיג לגביהם רישיון תוכנה נוסף. אם המסמך שלכם שמור בדרייב והשמירה בוצעה בדפדפן כרום, תוכלו להמשיך לעבוד עליו גם אופליין.

נפחי האחסון האפשריים ב-Google Drive

נפח האחסון שגוגל דרייב מציעים כולל עד 15GB בחינם. זה אומר שאם אתם משתמשים בדרייב לטובת גיליונות אופיס בעיקר, יהיה לכם שטח אחסון עצום ומצוין להטמיע בו כל מסמך ומבלי שתצטרכו להרחיב את נפח האחסון. אם אתם משתמשים בדרייב לאחסון גדול יותר, כמו למשל של תמונות, סרטונים, מדריכים שנפחם גדול מאוד וכד', תוכלו להרחיב את נפח האחסון עד ל-30GB בעלות חודשית אטרקטיבית דרך גוגל, בשירות ייעודי שקרוי Google One.  

היסטוריית גרסאות קודמות

כפלטפורמת עבודה יעילה מאוד בענן, גוגל דרייב מבינה את חשיבותה של היסטוריית הגרסאות הקודמות והניהול שלה. באפשרות זו תוכלו להעלות מחדש גרסה קודמת לאותו המסמך וללא הגבלה, כל עוד מדובר במסמך גוגל שיטס, דוקס או סלייד (אופציית המצגות של גוגל). אם מדובר במסמך מסוג אחר, תוכלו לצפות בהיסטוריית הגרסאות עד 30 ימים אחורנית ולנהל אותה כרצונכם.

חיסיון מסמכים, הגנות ואבטחה בגוגל דרייב

דרך הדרייב תוכלו ליצור גם רמות הזדהות שיקבעו את גישת המסמכים לדרייב שלכם. הזדהות זו תאפשר לכם לסווג את המכשירים שיש להם גישה לסיסמת גוגל שלכם, כך שרק אלו שהגדרתם בפועל, יקבלו גישה פנימה. ולמה זה טוב? משום שאם מכשיר הסלולרי שלכם נגנב למשל והגדרתם סיסמה חזקה מספיק, תקבלו התראה למייל על כך שמישהו ניסה להיכנס ממנו. מכיוון שגוגל אוספת גם נתונים אישיים על המשתמשים שלה, היא תוכל לדווח על כניסות שבוצעו בשעות חריגות או ממיקומים גיאוגרפיים לא אופייניים. כמובן שהיא תדווח על כל כניסה לחשבון הג'ימייל שלכם, גם כאשר היא מבוצעת ממכשיר לא מוכר.

אז מה סקרנו עד כה? הנה כל מה שגוגל דרייב עושה בשבילכם בקצרה:

• שירותי אחסון בענן עד 15GB ואחסון פרימיום עד 30TB (Google One)
• שירותי אחסון ארגוני – G unite
• גיבוי וסנכרון למחשב המקומי ולמכשירים הנוספים תחת אותו החשבון
• צפייה במגוון עצום של קבצים ופורמטים לרבות מסמכים, סרטונים, תמונות, קטעי אודיו, תוכנות אדובי ועוד.
• שירותי חבילת אופיס הכוללים גיליונות וורד, גוגל שיטס (אקסל) ומצגות.
• פלטפורמת הגוגל פורמס (Google Forms) ליצירת טפסי סקרים
• עיצוב דיאגרמות (Google Drawings) וטבלאות מידע בתצוגה גרפית מקצועית (Google Fusion Tables)
• אפשרות ניהול, הרשאות וצפייה באונליין, עם פונקציית עריכה באופליין ושמירה אוטומטית.
• ניהול היסטוריית גרסאות
• סנכרון לשירותי אחסון נוספים כמו דרופבוקס ומייקרוסופט.
• מרחב שיתופי ידידותי לצפייה ועבודה מול קולגות, שותפים, בני משפחה, קבוצות בלימודים ועוד.

ועוד כמה טיפים לעבודה בדרייב לסיום:

1. Jamboard – זהו שירות הכולל תוכנה וחומרה רלוונטיים לשוק המקצועי. השירות מציע מעין לוח אלקטרוני (בתוספת אפליקציה לנייד) ובו ניתן להעלות חומרים רלוונטיים מהרשת ולהוסיף הערות. אידיאלי מאוד לישיבות עבודה, שת"פים מקוונים ועבודה ולמידה מרחוק.
   
   
2. תוספי כרום – כל מסמך בדרייב כולל מספר תוספים אפשריים, כולל אלו של גוגל עצמה כמו נתוני אנליטיקס. ישנם גם תוספים לתזכורות, הסרה של שורות כפולות, אפליקציות מחנות הכרום וכד', כך שהשימוש בהם יוכל ליצור עבורכם מרחב עבודה מותאם אישית והרבה יותר אפקטיבי.
   
   
3. שליחת מסמכים מהדרייב לג'ימייל – לא הרבה יודעים, אבל בשליחת מסמכי דרייב מהג'ימייל (יצירת הודעה חדשה ולחיצה על אייקון הדרייב. נמצא באותה השורה עם אטב המסמכים הרגיל), ניתן לשלוח קבצים עד נפח של 10GB! זה משמעותי, משום שהמגבלה הסטנדרטית בשליחת מיילים בג'ימייל היא עד 25MB בלבד.
   
   
4. הפיכת PDF למסמך לעריכה – אם יש לכם PDF שצריך לעבור טיפול ותיקונים, תוכלו להשתמש בפונקציה נוספת שסורקת רק את הטקסט המופיע בו כך שתתרחש הפרדה בין המלל לתמונות. איך מבצעים? היכנסו להגדרות הכלליות במסך הראשי (גלגל השיניים בגוגל דרייב) וסמנו וי בתיבה שליד "המר את הקבצים שהועלו לפורמט של עורך Google Docs". כעת יש להעלות את ה-PDF שלכם לדרייב וליהנות מנגישות עריכה מלאה.
   
   
5. כמו בוורד הרגיל, גם לגוגל דוקס יש קיצורים רבים וקסומים שאפשר ליישם. לא יודעים מהם? לחצו על Ctrl ובמקביל על מקש הלוכסן (/) ותקבלו את רשימת כל הקיצורים האפשריים!
   
   
6. בקליק ימני על התיקיות שמאוחסנות בדרייב, תוכלו לשנות את צבען או להוסיף אותן לרשימת המועדפים באמצעות סימון הכוכב.
   
   
7. כל מסמך שאוחסן בדרייב יקבל URL קבוע. תרגישו חופשי להעתיק את הקישור, להצמיד אותו למועדפים בדפדפן ולגרור אותו לכרטיסייה מתחת לשורת הכתובת כדי ליצור לחצן גישה מהירה.

עכשיו אתם יודעים הכל! אז בואו נסכם:

גוגל דרייב, לדעתי לפחות, הוא שירות אחסון הענן הנוח והאפקטיבי ביותר לשימוש פרטי ועסקי. אפשר לשתף בו כל מסמך ולעבוד עליו בלייב מול אחרים, הצורך בשמירה ידנית מתבטל משום שכל פעולה נשמרת אוטומטית, שטח האחסון גדול לעומת שירותי אחסון אחרים והאפשרויות, התוספים והפיצ'רים מגוונים, מותאמים, ידידותיים ונוחים מאוד לעבודה מכל סוג. אם עד היום חיפשתם דרך לייעל את העסק, הארגון או אפילו את החומר האישי שלכם (לימודי, תמונות מהנייד ועוד), גוגל דרייב יאפשרו לכם לעשות זאת בקלות ובחינם, תוך שכל המידע שלכם נותר חסוי ומוגן ותוכלו לגשת אליו ולנהל אותו מחדש בכל עת.